دانشگاه علوم پزشکی و خدمات درمانی فسا

tech 2

مدیریت آمار

شیوه نامه استفاده از اتوماسیون آماری

اتوماسیون آماری:

اتوماسیون آماری مجموعه ای از نرم افزارها ، سخت افزارهاوشبکه های ارتباطی تحت وب است که مدیریت گردش کار فرایند تولید آمار( طراحی فرم ها ، جمع آوری ، دسته بندی ، طبقه بندی و گزارش دهی ) یک سازمان را از پایین ترین نقطه (مکان تولید) تا بالاترین نقطه (مدیریت ) به صورت بانک اطلاعاتی یکپارچه به عهده دارد.

این پروژه با هدف توسعه نظام مکانیزه آمار ثبتی، یکپارچه سازی و تجمیع بانک های اطلاعاتی و تهیه دانشبورد مدیریتی به منظور سهولت در تصمیم گیری مدیران در هر مکان و زمان اجرا گردید.

نحوه استفاده و بکارگیری اطلاعات موجود در سامانه اتوماسیون آماری

ü      معرفی نمایندگان و کاربران آماری

ü      درخواست طراحی فرم در اتوماسیون آماری

ü      درخواست تغییر فرم

ü      درخواست تهیه گزارش تخصصی از طرف معاونت ها

ü      سطح دسترسی و بکارگیری اطلاعات

  • oسطح دسترسی معاونت ها
  • oمحدوده دسترسی مدیریت ها به اتوماسیون آماری

ü      مسئولیت خروج آمار و اطلاعات از دستگاه

معرفی نمایندگان و کاربران آماری

ü      هرمعاونت موظف است حداقل یک کاربر جهت ورود اطلاعات به اتوماسیون آماری، به ستاد آمار دانشگاه معرفی نماید..

ü      ستاد آمارموظف می شود که آموزش های لازم را درخصوص چگونگی ورود اطلاعات را به کاربر بدهد.

ü      مسئولیت ورود اطلاعات با کاربر آموزش دیده است.

ü      مسئولیت صحت اطلاعات وارد شده در اتوماسیون بر عهده مدیر مربوطه و در نهایت معاونت مربوطه می باشد..

ü      مدت زمان ورود اطلاعات براساس زمان از قبل تعیین میگردد و کاربران جهت ورود مقید به رعایت زمان می باشند.

ü      حداقل بازه زمانی جهت به روز رسانی اطلاعات در اتوماسیون سه ماهه می باشد (به روز رسانی اطلاعات مندرج در اتوماسیون آماری در15 مهرماه و15 فروردین ماه الزامیست)

ü      ستاد آمار دانشگاه موظف است گزارش عملکرد کاربران را به معاونت ها و عملکرد معاونت ها را در اتوماسیون آماری به ریاست دانشگاه انعکاس نماید.

ü      در صورت جابجایی یا تغییر کاربردر هر معاونت باید به صورت کتبی به مدیریت آمار و فناوری اطلاعات، اطلاع رسانی و در صورت لزوم کاربر جایگزین معرفی گردد.

درخواست طراحی فرم در اتوماسیون آماری

کلیه واحدها در صورت نیاز به فرم اتوماسیون آماری می بایست درخواست خود راطی مراحل زیر ارسال نماید:

ü      درخواست کتبی از طرف معاونت مربوطه همراه با ارسال فرم کاغذی

ü      معرفی صاحب فرایند فرم مربوطه و ارتباط مستقیم وی با ستاد آمار

ü      بررسی و تحلیل فرم توسط واحد آمار و استاندارد سازی فرم

ü      طراحی الکترونیکی فرم

ü      تحویل و ورود آزمایشی اطلاعات توسط کاربر

ü      بازخورد مشکلات فرم به ستاد آمار

ü      اصلاح فرم توسط ستاد آمار درصورت نیاز

ü      تحویل نهایی و پشتیبانی ساختاری از فرم توسط ستاد آمار

درخواست تغییر فرم

ü      درخواست کتبی اصلاح فرم همراه با بیان نکات و جزییات لازم از طرف مدیر یا معاونت به مدیریت آمارو فناوری اطلاعات

ü      ارتباط مستقیم صاحب فرایند فرم مربوطه با ستاد آمار

ü      تغییر فرم الکترونیکی توسط ستاد آمار

ü      تحویل نهایی و پشتیبانی ساختاری از فرم توسط ستاد آمار

 

درخواست تهیه گزارش تخصصی از طرف معاونت

ü      درخواست کتبی مبنی بر ارائه شاخص های مورد نیاز جهت تولید گزارش قبل از نیاز فوری

ü      طراحی و تنظیم گزارش مورد نظر توسط ستاد آمار، با تعامل با مدیر مربوطه

توجه : تولید گزارش فقط در صورت وجود فرم الکترونیکی در اتوماسیون و ورود اطلاعات، امکان پذیر خواهد بود.

 

سطح دسترسی و بکارگیری اطلاعات

ü      به غیر از ریاست دانشگاه که به کلیه اطلاعات در تمامی حوزه ها دسترسی دارد، هر مدیر و معاونت فقط به فرم ها و گزارش های حوزه کاری خود دسترسی خواهد داشت.

ü      درصورت تفویض کارتابل معاونت به شخص دیگر، کلیه مسئولیت ها به عهده معاونت مربوطه می باشد.

ü      مدیران مجموعه در صورت نیاز، امکان استفاده از اطلاعات سیستم اتوماسیون آماری ، صرفاً برای مباحث مدیریتی و ارجاعات درون سازمانی را دارند.

ü      کاربر ملزم به ارسال اطلاعات طبق فرایند تعریف شده از طریق کارتابل به کارشناس مسئول و به مدیر و نهایتا به معاونت مربوطه جهت تایید نهایی می باشد .

 

مسئولیت خروج آمار و اطلاعات از دستگاه

ü    مسئولیت صحت اطلاعات وارد شده در اتوماسیون بر عهده مدیر مربوطه و در نهایت معاونت مربوطه می باشد.

ü    در صورتیکه جهت پاسخ به مکاتبات برون سازمانی نیاز به استفاده از اطلاعات سامانه مذکور باشد می بایست مراتب را حتما به تایید کتبی واحد آمار برسانند، درغیر این صورت، مسئولیت صحت اطلاعات برعهده مدیر و معاونت مربوطه می باشد.

 

ستاد آمار دانشگاه

مدیریت آمارو فناوری اطلاعات

تابستان 1394